Sinds 1 januari 2011 gelden er nieuwe regels voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, de zogenoemde werkkostenregeling. 

De regeling in het kort

Onder het nieuwe regime mag een werkgever maximaal 1.4% van zijn totale fiscale loonsom onbelast vergoeden of verstrekken aan werknemers. Dit percentage valt binnen het “algemeen forfait” dat de werkgever vrij mag invullen. Hiervoor geldt geen zakelijkheidscriterium. Wel is het zo dat vergoedingen of verstrekkingen voor de werknemer niet aanzienlijk hoger mogen uitpakken dan gebruikelijk. Bij overschrijding van het algemeen forfait betaalt de werkgever een eindheffing van maar liefst 80% over het meerdere. 

Wat betekent het voor u?

Pas vanaf 1 januari 2014 bent u als werkgever verplicht de werkkostenregeling daadwerkelijk toe te passen. Tot die tijd kunt u er jaarlijks voor kiezen om uw huidige regime in stand te houden of om over te stappen op de nieuwe regeling. Het is echter raadzaam om mogelijke knelpunten nu al in kaart te brengen en uw onkostenregeling tijdig aan te passen. Niet tijdige aanpassing kan u door de 80% eindheffing duur komen te staan. 

Eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden

Invoering van de nieuwe fiscale regels betekent een (collectieve) wijziging van uw arbeidsvoorwaarden. De (juridische) praktijk leert dat u daarvoor goed beslagen ten ijs moet komen. Als werkgever dient u zorgvuldig te werk te gaan. Het enkele feit dat fiscale regelgeving u tot een eenzijdige wijziging van uw onkostenpakket verplicht biedt daarvoor onvoldoende rechtvaardigingsgrond. 

Allereerst dient u na te gaan of er een eenzijdig wijzigingsbeding in de individuele arbeidscontracten is opgenomen. Is dat het geval, dan biedt dat enige houvast omdat de werknemer bij het aangaan van zijn arbeidsrelatie erop bedacht kon zijn dat zijn arbeidsvoorwaardenpakket niet statisch zou zijn. Desondanks moet u aan kunnen tonen dat er een zwaarwichtig bedrijfsbelang bestaat voor een wijziging van uw onkostenregeling. Het vooruitzicht van de 80% eindheffing kan u een handvat bieden ter rechtvaardiging van die wijziging. 

Bij afwezigheid van een contractueel eenzijdig wijzigingsbeding bent u aangewezen op het zwaardere onaanvaardbaarheidscriterium. In dat geval dient u aannemelijk te maken dat ongewijzigde instandhouding van uw huidige onkostenregeling naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid voor uw organisatie onaanvaardbaar zou zijn. Ook hierbij kan het financiële nadeel dat u door de eindheffing zou oplopen van belang zijn. Doorslaggevend is dat argument echter niet. 

Om de redelijkheid van een nieuwe onkostenregeling binnen uw organisatie kracht bij te zetten wordt in de rechtspraak doorgaans waarde gehecht aan een open communicatie over de voorgenomen wijziging. Te denken valt aan een plenaire presentatie van de nieuwe werkkostenregeling en de gevolgen daarvan aan het personeel. Daarnaast helpt het als u hierover vooraf overleg heeft gehad met de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging, indien aanwezig. Tevens kan het helpen dat u een redelijke overgangsperiode of compensatieregeling aan uw medewerkers aanbiedt, zodat uw medewerkers kunnen anticiperen op het nieuwe fiscale regime. 

Al met al redenen om nu al met de werkkostenregeling aan de slag te gaan. Bovendien geldt: hoe langer u wacht, hoe minder snel met succes een beroep op een zwaarwichtig belang of het onaanvaardbaarheidscriterium tot noodzakelijke aanpassing van uw onkostenregime kan worden gedaan. Wij raden u overigens aan om bij de aanname van toekomstig personeel de mogelijkheid van een eenzijdig wijziging van arbeidsvoorwaarden af te spreken. 

Bent u benieuwd hoe de werkkostenregeling het beste binnen uw organisatie kan worden ingevoerd, dan staan wij vanzelfsprekend tot uw beschikking voor verdere advisering op maat.